Описание и оптимизация бизнес-процессов

Любая организация функционирует как система взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Разрозненное управление этими процессами может нарушить целостность фирмы.

Традиционно компания представляется как некий механизм, обладающий определенным набором функций, которые распределены и закреплены за конкретными исполнителями. Организационно эти исполнители представляют различные службы на предприятии: производство, закупки, маркетинг и т.п. Главный ориентир - хорошее исполнение функций исполнителями. Подход на основе выделения отдельных бизнес-процессов показывает, что бизнес-процесс ориентирован на конечный результат и в его исполнении задействованы несколько служб и подразделений. Таким образом, управление на основе процессного подхода позволяет достигать поставленных перед компанией целей, т.е. система управления становится ориентированной на результативную и эффективную деятельность.

Разбиение деятельности предприятия на отдельные процессы тесно связано со стратегией и структурой предприятия и является уникальным для каждой компании.

Для достижения наибольшего эффекта от создания перечня бизнес-процессов и последующей его оптимизации мы используем метод "мозгового штурма" в рамках рабочей группы, состоящей из консультантов и сотрудников предприятия.

Последующее описание бизнес-процессов производится сотрудниками компании после прохождения соответствующего обучения. Это позволяет, во-первых, достигнуть высокой точности в описании, так как никто не знает процесс лучше, чем человек, который каждый день с ним работает, во-вторых, это позволяет повысить вовлеченность персонала и его внутреннюю мотивацию на дальнейшую работу с процессом.

После того как процесс описан, он подвергается анализу и оптимизации. При необходимости, мы используем методику экспертной оценки бизнес-процесса.

После проведенной работы, бизнес-процесс подвергается анализу на риски, с целью выявить этапы, на которых процесс может быть нарушен или даже прерван. Анализ рисков позволяет предупредить появление негативных последствий, вызванных нарушением процесса.

После того как описаны основные элементы бизнес-процесса: владелец процесса, элементарные операции (блок-схема), ответственные за каждый этап, ресурсы, входы и выходы, мы определяем перечень документов, необходимых для наиболее эффективной и результативной реализации процесса. При создании систем менеджмента качества в такой перечень включается 6 обязательных процедур. В конечном итоге мы получаем систему документооборота, состоящую из следующих уровней:

1. Стратегические документы (миссия, стратегические цели, политика в области качества);
2. Руководство по управлению (руководство в области качества);
3. Процедуры;
4. Рабочие инструкции, технологические карты, должностные инструкции.

Немаловажным является и возможность отслеживать результаты бизнес-процессов, для того чтобы иметь возможность проанализировать способность компании реализовать поставленные стратегические цели и своевременно принимать необходимые управленческие решения. Для этого мы создаем систему показателей, позволяющую владельцам контролировать ход процесса, для руководителей укрупненные показатели формируются в экран мониторинга.

Поскольку организация развивается, бизнес-процесс тоже не остается статичным, поэтому должна быть разработана гибкая система внесения изменений.